In Baden-Württemberg bewahren die Schulen diese Unterlagen mindestens 30 Jahre lang auf.

Nach 30 Jahren müssen Behördenunterlagen dem Landesarchiv angeboten werden.

Dazu gehören auch Unterlagen, die für die Ausstellung von Ersatzzeugnissen notwendig sind.

Sie sollen sie spätestens 60 Jahre nach Verlassen der Schule löschen.

Voraussetzungen

Sie haben ein Abschluss- oder Abgangszeugnis verloren.

Zuständige Stelle

die Schule, die das Originalzeugnis ausgestellt hat

Verfahrensablauf

Ein Ersatzzeugnis sollten Sie persönlich bei der ehemaligen Schule beantragen. Die Schule muss Ihre Identität in geeigneter Weise überprüfen (z.B. durch Vorlage eines Identitätsnachweises).

Sollte das Originalzeugnis nicht älter als 30 Jahre sein, kann Ihnen die Schule das Ersatzzeugnis in den meisten Fällen direkt ausstellen.

Hinweis: Ist das Originalzeugnis älter als 30 Jahre und hat die Schule keine Unterlagen mehr, könnten diese vielleicht beim Landesarchiv liegen.

Fristen

keine

Erforderliche Unterlagen

Personalausweis oder Reisepass als Identitätsnachweis

Kosten

je nach Verwaltungsaufwand: EUR 50,00 - 175,00

Hinweise

keine

Rechtsbehelf

Gegen die Ablehnung des Antrags auf Ausstellung eines Ersatzzeugnisses kann Widerspruch eingelegt werden.

Rechtsgrundlage

• §3 Landesarchivgesetz Baden-Württemberg (LArchG) (Übernahme des Archivguts)
• Erlass "Ausstellung von Ersatzzeugnissen" des Kultusministeriums Baden-Württemberg vom 10.10.1995
• Ziffer 2.5.3 Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums über den Datenschutz an öffentlichen Schulen

Freigabevermerk

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Kultusministerium hat dessen ausführliche Fassung am 24.01.2023 freigegeben.